Меня всегда удивляло, что заставляет людей писать «наукообразные» статьи в журналы. Требования руководителя (в т.ч. научного), необходимость набрать n-ое количество публикаций, а может быть тщеславие? Про себя я всегда думал, что по собственному желанию я бы подобную статью никогда б не написал.

Однако, пару недель назад я (неожиданно для себя) написал статью для корпоративного вестника по собственному желанию. Она не очень «наукообразная» (если только тема — оптимизация труда), скорее популяризаторская, но ассоциации у меня прочные — «Как это? Я, и сам статью написал?» Поводом послужили призыв в вестнике присылать идеи для новых номеров и разговор с сотрудницей из другого подразделения, рассказавшей о своей работе — монотонные однообразные действия, которые вполне могут быть автоматизированы.

Тема статьи: оптимизация работы в офисных приложениях с использованием макросов. В написании макросов я, скорее, дилетант. Но как по мне, так увлеченный дилетант лучше скучающего профессионала :)

И еще пара слов — в данной статье я «вызываю огонь на себя»: пишу, что по вопросам оптимизации можете обращаться ко мне, хотя это не входит в круг моих должностных обязанностей. Объясню почему. Во-первых, я не думаю, что слишком много народу захочет связаться со мной, хорошо если это будет хотя бы один человек. Во-вторых, я подумал и решил, что мне это интересно в любом случае, даже если кто-то воспользуется этим, «сядет на шею» и т.д. В-третьих, я расцениваю оптимизацию работы других подразделений как общее благо для компании.

Если же обращений будет достаточно много, то вопрос оптимизации можно будет рассмотреть на более высоком уровне.

Да, и если вдруг лично вы тоже много работаете с Excel, обращайтесь! :)

Любая повторяющаяся работа в офисных программах может и должна быть автоматизирована!

Вы тратите на работу с Excel более 30 минут в день? Может быть, проводите с электронными таблицами по несколько часов и в глазах рябит от строчек? Длительное время щелкаете мышкой, выполняя однообразные действия, и из-за этого не успеваете выполнять другую работу или заниматься развитием новых проектов? Тогда эта статья для вас! Есть способ автоматизировать рутинную работу.

В нашей компании при работе с компьютером широко используются специализированные программы: XXX, YYY, ZZZ и другие. Вместе с тем программы так называемого офисного пакета  Microsoft – это в первую очередь Word, Excel и Outlook — не собираются «сдавать свои позиции», и в работе многих сотрудников по-прежнему играют большую роль.

Сегодня мы поговорим об оптимизации работы в этих офисных программах. Под оптимизацией я понимаю многократное сокращение времени выполнения и повышение качества работы.

«Но ведь я не системный администратор и не специалист по оптимизации, какое отношение все это имеет ко мне?» – можете спросить вы. Самое непосредственное! Ведь если ваша работа до сих пор не оптимизирована, значит никому, кроме вас, это не надо! И в таком случае только вам решать – будете ли вы и дальше проводить по несколько часов в день за компьютером, выполняя однообразные операции, или позволите компьютеру сделать вашу работу за несколько секунд!

***

Разберем оптимизацию на примере программы Excel.

Многие люди пользуются лишь малой частью возможностей этой программы, ограничиваясь горячими клавишами и простейшими формулами. Более опытные знакомы с парой десятков формул Excel, условным форматированием и, например, выпадающими списками. Для «продвинутых» пользователей не составляет труда использовать сводные таблицы, формулы массивов, имена и прочие инструменты.

Для выполнения одного и того же объема работы у «продвинутого» пользователя может уйти в десятки раз меньше времени, чем у новичка. Однако некоторые задачи «штатными» средствами Excel решить невозможно, либо же время, потраченное на разработку решения, будет несоразмерно большим, поэтому иногда людям кажется, что «эту работу по-другому сделать нельзя, здесь надо сидеть и долго щелкать мышкой».

Вот тут нам на помощь приходят макросы. Макрос – это программа, которая дает инструкции офисному приложению (Word, Excel, Outlook), что надо делать. Причем спектр действий намного шире, чем у «штатных» средств. И если вы способны передать свою работу другому человеку, давая четкие инструкции, то знайте, что с 99%-ной вероятностью есть возможность передать это и макросу.

***

Мое увлечение макросами началось с простых размышлений в стиле кайдзен. Каким образом я могу выполнять монотонную работу более быстро и эффективно? В то время я занимался новостной рассылкой Toyota, Lexus (сейчас она ежемесячно публикуется на корпоративном портале). После того как я собирал все подходящие новости из интернета в один файл Word, мне надо было отформатировать заголовки и сам текст, а также удалить «замещающий текст» и гиперссылки из картинок (чтобы при наведении курсором не появлялось ссылок и названий файлов). Долгое «кликанье» мышкой по многочисленным меню очень сильно утомляло, несмотря на активное использование горячих клавиш. Кроме того, монотонность работы приводила к тому, что некоторые картинки я пропускал из-за невнимательности.

Я давно слышал про макросы, но никогда с ними не работал лично и даже опасался их, так как знал, что через макросы иногда распространяют вирусы. Но заниматься монотонной работой не хотелось, поэтому я начал искать ответ.

Поиск решения в интернете дал свои результаты, и через пару дней я написал короткую программу из нескольких строчек. Работа, которую я раньше делал примерно за час, теперь занимала не более 3 минут.

В первое время я испытывал шок: «И я так долго мучился, хотя можно все то же самое сделать в несколько раз быстрее?!»

Интерес к автоматизации возрос. Я начал автоматизировать работу с Outlook – теперь по нажатию кнопки у меня появлялось письмо с автоматически проставленной датой, шаблонами заголовков и нужными адресатами. Потом я перешел к Excel – программа сама составляла за меня приказы и протоколы. Дошло до того, что я научил Word склонять фамилии, имена и отчества согласно правилам русского языка с учетом исключений.

Наиболее яркий эффект от применения макросов, разработанных с моим участием – это оптимизация ежемесячной сверки списков сотрудников, выгруженных из разных источников (выгружаются они в разных форматах написания ФИО, должности указываются на разных языках и т.д.). Если ранее на это уходил полный рабочий день, то после оптимизации на всю операцию затрачивалось несколько минут. При этом вероятность ошибки из-за невнимательности свелась к нулю.

***

«Это все слишком сложно», «это не для меня», «у меня всегда были проблемы с информатикой». Да, безусловно, для создания макросов нужны некоторые навыки. Но кто сказал, что вам необходимо приобретать их самостоятельно? В нашей компании есть специалисты, которые способны помочь вам в решении задач оптимизации. В конце концов, если не знаете к кому обратиться, вы можете обратиться и ко мне.

Создание самых простейших макросов сводится к нажатию двух кнопок «Запись макроса» и «Остановить запись» (это можно сделать на вкладке «Разработчик») — в этом случае программа сначала следит за вами, что вы делаете, а потом в нужный момент повторяет. С этим справится и первоклассник!

Всевозможные форматирования и сверки списков, перенос данных из Excel в Word и обратно, формирование писем в Outlook с определенным текстом и вложенными файлами нажатием одной кнопки, автоматическое создание файлов Excel или Word с нужным содержанием и заголовком – все это лишь малая часть того, что подвластно макросам!

***

Возможно, вы руководитель и сами с Excel не работаете, но работают ваши сотрудники. Армейская шутка «Неважно, чем занимается солдат, главное, чтобы он не бездельничал, а был постоянно занят» в коммерческой компании неуместна. А как сказывается монотонность работы на мотивации персонала? Подумайте, ведь если можно оптимизировать процессы, то может быть стоит перераспределить обязанности и высвободить людей для других задач?! Ведь именно так поступал Тайити Оно при построении знаменитой на весь мир Toyota Production System.

***

Вопрос оптимизации работы в офисных программах Microsoft – всего лишь малая часть общего кайдзен-процесса. Начиная с оптимизации индивидуальной работы можно двигаться дальше к оптимизации процессов, затрагивающих ваших коллег и смежные отделы. Кайдзен-мышление – это навык, который нуждается в тренировке. Регулярно внося небольшие изменения в повседневные операции, мы в итоге накапливаем множество таких изменений, и их эффект становится заметен невооруженным взглядом.

Внедрение инноваций (кстати, их часто путают у нас с кайдзеном) доступно лишь ограниченному кругу лиц в компании, в то время как кайдзен доступен всем и каждому. Может быть, пришло время начать со своей работы?

***

По всем вопросам оптимизации работы в офисных приложениях вы всегда можете обращаться ко мне по адресу XXX либо по телефону YYY.
(Ну, а все читающие эту статью на блоге, могут обращаться в комментариях)